С 1 июля вступит в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 с требованиями к оформлению управленческой документации.

ГОСТ разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства. Он утвержден введён в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

Новый ГОСТ заменит ГОСТ Р 6.30-2003. В отличии от «предшественника» ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит два новых раздела: «Нормативные ссылки» и «Общие требования к созданию документов». Появилось и новое приложение – «Форма титульного листа документа».

На какие документы распространяется стандарт?

На организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Что определяет ГОСТ?

• состав реквизитов документов;
• правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
• образцы бланков;
• правила создания документов.

Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ?

Новый ГОСТ отличается составом реквизитов. Часть не включена в стандарт, появились новые, а также есть реквизиты с новыми названиями.

Не включены реквизиты: ОГРН, ИНН/КПП, код организации (фигурируют в реквизите «Справочные данные об организации». Два реквизита из ГОСТ Р 6.30-2003 объединились: государственный герб Российской Федерации и герб субъекта Российской Федерации (реквизит с общим наименование «Герб»).

Новые реквизиты: наименование структурного подразделения-автора документа (06), наименование должности лица-автора документа (07), гриф ограничения к доступу (14), отметка об электронной подписи (23).

Всего стандарт определяет 30 реквизитов:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

Коротко об общих требованиях к оформлению документов

1. Документы можно создавать на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним.

2. Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

4. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

6. Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

7. Организации могут выделить реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста полужирным шрифтом.

На что еще стоит обратить внимание?

• Место составления (издания) документа теперь указывается на всех документах, кроме писем, служебных и докладных записок (информационно-справочных документов).
• В реквизите «Адресат» инициалы теперь ставятся всегда после фамилии.
• Сокращение ул. в адресе всегда теперь ставится после наименования улицы. 
• Стандарт закрепил указание электронного адреса, если письмо отсылают по факсу или электронной почте.
• Гриф согласования можно проставлять в нескольких местах (на первом листе документа в левом верхнем углу; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования).
• Отметка об исполнителе в новом ГОСТ включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона.