Новый стандарт по делопроизводству и документообороту с 1 июля 2018 года сменит ГОСТ Р 6.30-2003. Изменения в сфере оформления документов коснутся всех компаний, независимо от их рода деятельности.

Что именно изменится?

Реквизитов останется по-прежнему 30. Однако есть изменения: часть реквизитов объединили, часть – добавили, а часть – убрали.

Новые реквизиты

По новому ГОСТУ при оформлении документов с 1 июля 2018 года будут применять:

Реквизиты, которые изменили, объединили или убрали

Изменилось соответствие некоторых номеров реквизитам.

• Теперь под номером 04 реквизит «Код формы документа». По прежним правилам применяли 04 – «Код организации».
• Реквизит «Код организации», а также ОГРН (05) и ИНН/КПП (06) объединили со «Справочными данными об организации», номер 08, а не 09, как раньше.
• Объединили прежние реквизиты 01 и 02: теперь существует единый реквизит «Герб» (01). Сюда отнесли герб РФ, гербы субъектов РФ, геральдические знаки и гербы муниципальных образований.
• У реквизита «Виза согласования документа» был номер 24. Теперь этот реквизит называется «Виза», номер присвоили 21.
• Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» (30) использовать больше не будут.
• Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) разделили на два разных: «Эмблема» (02) и «Товарный знак (знак обслуживания)» (03).

Реквизиты «адресат», «отметка об исполнителе» и «дата документа»

ГОСТ скорректировал требования к оформлению этих трёх реквизитов:

• Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».
• Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
• Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2018 года», а не «05 июня 2018 года».

Оформлении документов

Шрифты

Для текста предпочтительно использовать: шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14); интервал 1-1,5; отступ 1,25 см.

Нумерация

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной. Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа.

Печать документа

Допускают двустороннюю печать документа. При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.

Копии

ГОСТ по делопроизводству вводит в 2018 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек: Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.

На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.

На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой.

Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании. Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии. Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью. Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.

Источник: www.law.ru