Сколько следует хранить документы организации?

 

Документ

Сколько хранить?

Корпоративные документы

Договор или решение об учреждении общества

ПОСТОЯННО

Устав общества, внесённые изменения, зарегистрированные в установленном порядке

Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества

Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества

Внутренние документы общества

Положения о филиалах и представительствах

Документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества

Протоколы органов управления и контроля общества

Списки аффилированных лиц общества

Заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля

Договоры организации

Договоры, соглашения

5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения

Протоколы разногласий по договорам

5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры подряда с юридическими лицами

5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры проката

5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры-поручения

5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры найма

5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры мены

5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения

Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности

5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения

Какие документы устанавливают сроки хранения?

  1. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
  2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
  3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Что будет, если нарушить эти сроки?

Лица (юридические, должностные, физические), нарушившие сроки хранения документов, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (см. ст.27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Если общество с ограниченной (дополнительной) ответственностью не исполнило обязанность по хранению документов или нарушило установленный порядок и сроки, то ему грозит административный штраф (см. ч.2 ст.13.25 КоАП РФ):

  • для должностных лиц – от 2500 до 5000 рублей;
  • для юрлиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.

Грубым нарушением является утеря первичных учетных документов. Согласно ст. 120 НК РФ, грубое нарушение – это отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, а также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Штраф за утрату первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета:

  • минимальный – 5000 рублей,
  • максимальный – 150000 рублей.

02.05.2017

Бесплатная консультация


Спасибо, мы скоро свяжемся с вами.

Заказать звонок

Спасибо, мы скоро свяжемся с вами.