Сколько следует хранить документы организации?
|
Документ |
Сколько хранить? |
|
Корпоративные документы |
|
|
Договор или решение об учреждении общества |
ПОСТОЯННО |
|
Устав общества, внесённые изменения, зарегистрированные в установленном порядке |
|
|
Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества |
|
|
Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества |
|
|
Внутренние документы общества |
|
|
Положения о филиалах и представительствах |
|
|
Документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества |
|
|
Протоколы органов управления и контроля общества |
|
|
Списки аффилированных лиц общества |
|
|
Заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля |
|
|
Договоры организации |
|
|
Договоры, соглашения |
5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Протоколы разногласий по договорам |
5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры подряда с юридическими лицами |
5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры проката |
5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам |
5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры-поручения |
5 лет ЭПК – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры найма |
5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры мены |
5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения |
|
Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности |
5 лет – после истечения срока действия договора, соглашения |
Какие документы устанавливают сроки хранения?
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.
Что будет, если нарушить эти сроки?
Лица (юридические, должностные, физические), нарушившие сроки хранения документов, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (см. ст.27 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).
Если общество с ограниченной (дополнительной) ответственностью не исполнило обязанность по хранению документов или нарушило установленный порядок и сроки, то ему грозит административный штраф (см. ч.2 ст.13.25 КоАП РФ):
- для должностных лиц – от 2500 до 5000 рублей;
- для юрлиц – от 200 тыс. до 300 тыс. рублей.
Грубым нарушением является утеря первичных учетных документов. Согласно ст. 120 НК РФ, грубое нарушение – это отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, а также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
Налоговый кодекс предусматривает ответственность главного бухгалтера за сохранность первичных документов. Штраф за утрату первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета:
- минимальный – 5000 рублей,
- максимальный – 150000 рублей.